IL GIOCO DI SQUADRA RENDE IL MEETING PERFETTO

Lo sappiamo, la perfezione non esiste. Tutto è sempre, e in ogni caso, perfettibile. Ma diciamo che è auspicabile adoperarsi sempre per tendere verso la massimizzazione del risultato. Nella meeting industry, com’è ovvio, non va diversamente. Uno, e uno solo, è il fattore determinante il successo di un evento: la sua capacità di avere centrato tutti i bersagli. Questa unicità è data da uninsieme intricato e correlato di infiniti fattori. In altre parole, la chiave del successo di un evento è, omnicomprensivamente, laperfezione della location. In tutti i suoi aspetti. Sia chiaro che non si intende limitare il senso alla posizione geografica o alla qualità del posto. La visione deve essere ben più ampia e comprendere tutti i fattori strategici, dal numero dei delegati ospiti alla loro tipologia, dalla stagionalità all'ambiente, dalle attrezzature tecnologiche al messaggio da comunicare, dall’entertainment al catering. Logistica, servizi efficienti, fornitori, intrattenimento, appeal sono così solo alcuni degli aspetti da considerare per definire "perfetta" una location. Come arrivare però a realizzare questa virtù? Certo, la risposta più facile, sarebbe "avere tanto tempo a disposizione". Tempo per mettere a punto tutti dettagli, selezionare tra decine di servizi solo i migliori, istruire ciascun collaboratore nel modo più minuzioso, controllare che ogni singolo aspetto sia esattamente come lo desideriamo eccetera eccetera. Bellissimo. Dov'è, allora, il problema? Il problema è che il tempo è il fattore critico della realizzazione di qualsiasi evento, grande o piccolo che sia. Eccoci, dunque, ad avere messo a nudo il nervo. Chi deve realizzare l'evento ne ha poco, l'azienda che lo commissione ne ha poco, i manager che realizzare i briefing ne hanno poco, e così via, in una dinamica bottom down. Accanto a questa criticità, si aggiunge soprattutto negli ultimi anni una spasmodica attenzione ai costi, dove tempo uguale denaro. La soluzione? Trovare rapidamente integrazione tra tutti gli attori, fare network (e per le occasioni successive fare tesoro dei partner con i quali si è lavorato bene). Ed eccoci tornati al punto di partenza, ovvero la perfezione. Quale sia l'evento, laddove l’organizzazione non offra già un pacchetto chiavi in mano, la perfezione si raggiunge solo dove è possibile fare gioco di squadra coinvolgendo attivamente tutti i fornitori. Questo porta saving di tempo e di denaro, entrambi, come abbiamo visto, fattori cruciali. Unicità, attrazioni, animazione, spazi per momenti conviviali, mobilità efficiente, disponibilità di parcheggi, infrastrutture, possibilità di post congress, contenuti smart, facility di ogni genere sono aspetti che devono cooperare in un unicum. Il consiglio? Mettere insieme tutte le risorse e farle lavorare insieme. E chi non ci sta è out. In linea generale, i tempi sono sempre troppo ristretti per doversi occupare di troppe voci fuori dal coro. Flessibilità, inventiva e visione globale sono i fattori chiave: non esiste la location perfetta per antonomasia, ma tutte lo possono diventare con il lavoro in team.